Министерство труда и соцзащиты РФ установило единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с работой, которые оформляются без дублирования на бумажном носителе.

Документы, связанные с работой и подаваемые только в электронном виде, должны состоять из:

• Основной части — файл в формате PDF/A-1A
• Приложения к основной части
• Электронной подписи/электронных подписей основной части документа и приложения к основной части
• Машиночитаемой доверенности (при наличии)
• Описания электронного документа в формате XML

В приложениях к единым требованиям даны:

• Перечень структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой (приложение № 1)
• XML схема описания электронного документа, связанного с работой (приложение № 2)
• Перечень структурных элементов описания транспортного контейнера (приложение № 3)
• XML схема транспортного контейнера (приложение № 4)
• Справочник основных видов электронных документов, связанных с работой (приложение № 5)

Поправками к ТК было предусмотрено формирование электронных документов без дублирования на бумаге. Электронный документооборот возможен посредством платформы Работа в России, включая взаимодействие через Госуслуги, информсистему работодателя.

Также, согласно приказу, без дублирования на бумаге можно направлять документы, которые относятся к нескольким категориям, таким как:

• Прием на работу
• Рабочее время и время отдыха
• Материальная ответственность
• Оплата и охрана труда
• Образование работника
• Социальное партнерство
• Индивидуальные трудовые споры
• Персональные данные
• Изменение условий трудового договора
• Прекращение трудовых отношений
• Иные кадровые мероприятия

Приказ вступает в силу 1 марта 2023 года

Комментарии экспертной комиссии «Акцепт Групп»:

Это касается тех работодателей, которые перешли или планируют перейти на электронный кадровый документооборот. Такое право они получили с 1 января 2022 года. Более подробно про портал Работа в России читайте январском номере Журнала, стр. 66.