На вопрос о возможности использования электронной почты для осуществления взаимодействия в рамках электронного документооборота работодателя с работником Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации сообщает следующее.

Согласно ГОСТ 7.0.8-2013 «письменный документ: документ, информация которого зафиксирована знаками письменности». При этом «электронный документ: документ, информация которого представлена в электронной форме».

В настоящее время работодатель самостоятельно выбирает форму ведения документов, связанных с работой (на бумажном носителе или в электронном виде), за исключением тех, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под подпись работника прямо предусмотрено законом.

При этом ведение документов в электронном виде осуществляется работодателями, внедрившими электронный документооборот (ЭКДО) в сфере трудовых отношений.

Под ЭКДО понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным НПА, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме.

ЭКДО осуществляется посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» и (или) информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Таким образом, возможность направления электронных образов документов (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) посредством электронной почты мессенджеров ТК РФ не допускается за исключением ряда случаев.

Комментарии экспертной комиссии «Акцепт Групп»:

Если работодатель определяет, что кадровое делопроизводство ведется посредством электронного документооборота, то его осуществление должны быть путем:

• Цифровой платформы «Работа в России»
• Информационной системы работодателя